Ti capita di trovarti, soprattutto come freelance, nella situazione stressante di dover gestire scadenze di lavori imminenti? Percepisci un senso di oppressione da parte dei clienti con richieste assurde e impossibili da soddisfare del tipo “tanto ci vuole un attimo a tradurre 3000 parole!”?
Non preoccuparti, ti capiamo benissimo (purtroppo)! Molti giovani professionisti e freelance si trovano ad affrontare questa sfida quotidiana, soprattutto se all’inizio della propria carriera.
Sappiamo quanto sia importante mantenere alta la qualità del lavoro e il benessere personale, benessere che spesso viene messo in secondo piano, ma che invece è essenziale per riuscire a svolgere un lavoro di qualità senza impazzire e che renda felice non solo te ma anche il tuo cliente.
Ma non temere, con questo articolo vogliamo condividere con te alcuni consigli su come gestire lo stress delle scadenze ed imparare a gestire le richieste più assurde con calma e professionalità.
Ecco quindi alcuni consigli su come gestire lo stress da scadenze lavorative e su come riuscire ad organizzare meglio il lavoro da freelance:
Identifica le ragioni che creano stress
Da dove parte il problema?
Hai scadenze a breve termine?
Il cliente fa troppa pressione?
Non hai organizzato bene il lavoro e ora ti trovi a dover fare tutto all’ultimo minuto?
Cerca di capire qual è la ragione primaria che ti crea maggiore stress prima di consegnare il lavoro e parti da lì per riuscire a creare un piano di azione. Questo serve in particolare per i tuoi lavori futuri, in questo modo potrai organizzarti per tempo e non cadere nella stessa trappola ogni volta.
Pianificazione e gestione del tempo
Pianificare il lavoro in maniera efficace è essenziale per riuscire a gestire al meglio le scadenze. Prenditi del tempo per creare un piano realistico e suddividi il lavoro in fasi gestibili. Qui è importante includere momenti di pausa e relax in modo da mantenere la produttività senza impazzire. Non pretendere di voler fare tutto subito, cerca di comprendere quali sono gli orari durante la giornata in cui la tua produttività è più alta e parti da lì.
C’è chi riesce a carburare di prima mattina e chi solo dal tardo pomeriggio fino alla sera tardi. Se il tuo problema però è la bassa concentrazione e ti distrai facilmente, un metodo che potrebbe risultare efficace per gestire meglio il tempo di lavoro è la tecnica del pomodoro.
Questa tecnica consiste nella suddivisione del tempo in blocchi di lavoro concentrato, chiamati “pomodori” (il nome deriva proprio dal timer a forma di pomodoro), separati da brevi pause. Di solito, un pomodoro dura 25 minuti, seguito da una pausa di 5 minuti. Dopo aver completato quattro pomodori consecutivi, viene presa una pausa più lunga, di solito di 15-30 minuti. Trovi QUI, QUI e QUI alcuni video che utilizzano questa tecnica e che puoi utilizzare come sottofondo mentre lavori al pc.
Prioritizzazione e gestione delle attività
Impara ad identificare le attività più importanti e urgenti. Crea una scaletta in base alle priorità, datti delle scadenze e sforzati nel completarle con la massima attenzione, non saltare da un task all’altro senza prima completarne uno.
Organizzare le proprie attività in base alla loro priorità ti aiuta ad ottimizzare il tempo e riuscire a finire il lavoro senza troppo stress.
Anche qui c’è una tecnica per la gestione del tempo che usiamo spesso, ovvero quella del “time blocking” (o “blocco del tempo”) è un metodo che consiste nel suddividere la tua giornata in blocchi di tempo dedicati a specifiche attività o compiti. L’obiettivo principale del time blocking è quello di organizzare e pianificare in modo efficace il tuo tempo, consentendoti di concentrarti su compiti specifici senza distrazioni. Questa tecnica richiede un po’ di pratica all’inizio, ma a lungo andare risulta molto efficace.
Come funziona la tecnica del time blocking?
- Fai un elenco delle attività che devi svolgere durante la giornata;
- Identifica dei blocchi di tempo ovvero decidi il tempo da dedicare a ciascuna attività;
- Crea un calendario (cartaceo o digitale come Google Calendar, un app o qualsiasi altro modo che ti è più comodo) e assegna dei blocchi di tempo alle diverse attività;
- Rispetta tutti i blocchi di tempo concentrandoti solo sull’attività relativa al blocco.
Ricorda: non bisogna essere troppo rigidi, va benissimo essere flessibili, soprattutto all’inizio. Adatta e regola il programma in base alle circostanze e alle priorità. L’importante è pianificare in modo coerente e organizzare efficacemente il tuo tempo.
Comunicazione con i clienti
Questa forse è la parte più importante, riuscire ad avere una comunicazione chiara ed efficace con i clienti è fondamentale.
Spesso, soprattutto all’inizio quando ancora non si ha molta esperienza, si tende ad essere troppo accondiscendente con i clienti per paura di perdere il lavoro. Stabilire invece un dialogo aperto e sincero riguardo alle scadenze e alle tempistiche è importante per riuscire a fare capire al cliente l’importanza del tuo lavoro e negoziare delle consegne del lavoro in tempi realistici. L’obiettivo qui è riuscire a svolgere il lavoro riducendo lo stress e garantendo la soddisfazione del cliente.
Il cliente spesso va educato e se si rivolge a te ha bisogno di un professionista. Spesso infatti loro non hanno idea di come venga fatto un buon lavoro nel tuo settore e pensano erroneamente sia tutto facile e veloce. Per questo motivo è importante che la comunicazione sia chiara e che tu riesca a fargli capire il valore del lavoro che andrai a svolgere. Ad esempio, se utilizzi Whatsapp Business, inserisci dei messaggi di risposta automatica dopo una certa ora o nel weekend, in modo da educare il cliente e far sì che rispetti i tuoi orari di riposo.
Strategie per gestire lo stress
Infine, ma non per importanza, bisogna ricordarsi di prendersi cura di sé. Trova delle tecniche di gestione dello stress, ognuno ha le sue preferite, come, ad esempio, la respirazione profonda, la meditazione, l’esercizio fisico, ecc., possono aiutare a mantenere la calma e affrontare le scadenze con maggiore serenità.
Fare una passeggiata (anche solo 10 minuti) a inizio giornata per cominciare carichi oppure a fine giornata per calmare la mente prima di andare a dormire può aiutare tanto, farti staccare la mente e ricaricare le energie. La salute mentale, in particolare quando si lavora come freelance, è essenziale per mantenere lucidità e svolgere il proprio lavoro in modo sereno e soddisfacente.
Per concludere, gestire lo stress delle scadenze è una sfida comune per tutti noi freelance, ma con le giuste tecniche è possibile gestirla e superarla. Avere una strategia ovviamente non è abbastanza, è necessario mettere in pratica tutte quelle tecniche che risultano funzionali e riuscire a portarle avanti con costanza integrandole nella nostra routine quotidiana.
Speriamo che i nostri consigli ti siano stati utili e ti abbiano dato un’idea di come affrontare al meglio questa situazione. Ricorda, la pianificazione, la comunicazione e il prendersi cura di sé stessi sono le chiavi di successo per mantenere il controllo e ottenere risultati concreti. Affronta le scadenze con fiducia e ricordati di celebrare ogni traguardo raggiunto lungo il percorso (anche quello più piccolo)!
